どうすれば親切に支払いを求めることができますか?

中小企業を所有することは、多くの場合、顧客やクライアントに翻弄されることを意味します。これは、請求書の期限が過ぎた場合に特に当てはまります。多くの事業主は、通常、顧客またはクライアントが協力しないことを決定した場合にプロセスが不快になる可能性があるため、延滞請求書を徴収するという考えを嫌います。

良いニュースは、あなたが親切でしっかりした方法で支払いを要求することを確実にするためにあなたが取ることができるステップがあるということです。そして、彼らがあなたに借りているもので利益を上げるようにあなたのクライアントを動機づけます。ただし、行動を起こす前に、会社が要求された製品またはサービスを提供していることを確認する必要があります。そうしないと、支払い不足は顧客またはクライアントの不満の結果である可能性があります。

支払い要求メールを送信する

支払い要求の電子メールは、脅迫ではなく礼儀正しい非対立的な支払いリマインダーであるため、支払い回収プロセスを開始するための効果的な方法です。グーグル検索を行うことにより、インターネットから支払期日テンプレートをダウンロードすることができます。支払い要求の電子メールを個々のクライアントまたは顧客、または支払い処理部門に送信します。

クライアントが要求された製品またはサービスを受け取り、楽しんでいるという希望を表明することにより、支払い通知メールを開始します。 2番目の段落に、製品またはサービスの請求書を添付することを記入します。たとえば、コンピュータソフトウェア会社を所有している場合は、次のように書くことができます。「こんにちはジョン、私たちの会社から購入したカスタマーサービスソフトウェアをスタッフが楽しんでいることを願っています。それはあなたのニーズに応える喜びでした。添付の、製品の最終的な請求書を見つけてください。合計金額は$ 1,500です。クレジットカード、デビットカード、電子小切手、またはPayPalで支払うことができます。支払いページに直接アクセスできるリンクを含めました。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。よろしくお願いいたします。またお取引をさせていただきたいと思います。」

重要なのは、物事を短くて甘く保ち、支払いの遅れをうまく処理するようにクライアントを優しく微調整することです。

支払い要求の電子メールのフォローアップ

2週間以内にクライアントから返信がない場合は、2通目のメールを送信する必要があります。この2回目の支払いリマインダーとの違いは、メッセージをわかりやすくしたいが、より堅固な口調を打つ必要があることです。このタスクに適した支払い期日テンプレートをオンラインで見つけることができます。

重要なのは、クライアントが忙しくて最初の電子メールを見落としているというあなたの信念を表現すると同時に、より深刻な結果についての穏やかな警告を提供することです。たとえば、次のように書くことができます。「忙しいので、当社から購入したカスタマーサービスソフトウェア製品の支払いが滞っていることについて、2回目のリマインダーを送信したいと思います。2週間で延滞料が発生するので、その追加料金を回避できるようにお手伝いしたいと思います。添付の、最終的な請求書のコピーと私の元の電子メールのコピーを見つけてください。すぐにお返事をいただければ幸いです。」

電話をかける

場合によっては、支払い期日テンプレートを使用して作成した2つの電子メールが応答を生成しないことがあります。この時点で、支払いを要求するには、クライアントに直接電話する必要があります。これは気が遠くなるように思えるかもしれませんが、メールを書く際に行ったプロセスと非常によく似ています。

クライアントまたは支払い処理担当者に身元を明かし、応答なしで支払いのために複数の電子メールを送信したことをその人に知らせ、それらの電子メールが受信されたかどうかを尋ねます。その人が電子メールを受信しなかったと言った場合、あなたはそれらの電子メールの内容を伝えることができます。メールを受信したとのことで、電話での支払いを確保するか、確実な支払い日と方法を取得することができます。通話中は落ち着いて、物事を軽くフレンドリーに保つことが目標であることを忘れないでください。これにより、借りているものを手に入れるチャンスが最大になります。