AP元帳に補助元帳が必要なのはなぜですか?

買掛金元帳は、ビジネスで発生したすべての費用を追跡しますが、それでも支払う必要があります。支払い可能なアクティビティが大量にある場合、標準の総勘定元帳では詳細が簡単に失われる可能性があります。補助元帳は必須ではありませんが、総勘定元帳をトランザクションの混乱や混乱から解放することが役立つ場合があります。補助元帳の機能と利点を理解すると、それがビジネスに理想的かどうかを判断するのに役立ちます。

補助元帳

補助元帳には、総勘定元帳内に要約で表される勘定の詳細な取引情報が含まれています。トップレベルの金融アナリストや会計士が必要としない情報を含む、大量のアカウントの詳細は、総勘定元帳を圧倒する可能性があります。総勘定元帳に要約情報のみが含まれるように、補助元帳は取引詳細の場所を提供します。

買掛金勘定

買掛金勘定は、一部の企業にとっては大量の勘定です。総勘定元帳の取引量と詳細レベルを減らしたい場合、買掛金勘定の補助元帳は、個々の経費の詳細を総勘定元帳から除外します。総勘定元帳の買掛金の概要を、毎日、毎週、またはビジネスに適した頻度で更新します。

要約情報

買掛金元帳に転記された各更新には、最後の更新から経過した期間のトランザクションアクティビティの合計が反映されます。アカウントに転記されたクレジットを追加し、総勘定元帳に合計クレジットを記録する仕訳を作成します。借方取引に対してこのプロセスを繰り返します。計算が停止した場所を追跡するために、補助元帳のエントリに注意してください。書面の元帳を使用する場合は、元帳の余白にマークまたは表記を付けることができます。コンピューター化された元帳は、更新を自動的に追跡します。

セキュリティ

補助元帳は詳細情報へのアクセスを制限し、元帳を定期的に使用する人だけが情報を操作できるようにします。これにより、エラーや不正確な入力のリスクが軽減されます。買掛金の元帳に経理部門全体がアクセスできる場合、転置された数値が残高を変更するリスクにより、大きな報告の問題が発生する可能性があります。補助元帳は、税の報告と監査に必要な請求書、明細書、およびその他の記録のコピーによってサポートされています。